Электронная подпись
Широкое использование электронной подписи (ЭП) продиктовано стремительным развитием информационных технологий и, как следствие, переводом документов в электронный вид, а также необходимостью удостоверять подлинность и достоверность этих документов (договоров, заявлений, писем и т.п.).
Что такое ЭП?
Согласно закону №63-ФЗ "Об электронной подписи": Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
ЭП могут использовать предприятия любой организационной формы (коммерческие организации, госструктуры, частные предприниматели) или частные лица.
Различают три вида электронных подписей:
— простая (создается с использованием паролей и кодов; позволяет подтвердить авторство документа, но не защищает от внесения изменений);
— усиленная неквалифицированная или неквалифицированная (создается с помощью различных криптографических средств; позволяет определить как автора документа, так и наличие изменений с момента подписания);
— усиленная квалифицированная или квалифицированная (для её создания используются сертифицированные в ФСБ средства криптографической защиты данных, указанные в положении об электронной подписи).
Электронная подпись документа – это специальный реквизит документа, подтверждающий лицо, которое подписало данный документ и позволяющий защищать документ от подлога и несанкционированных изменений. ЭП - аналог личной подписи.
Для обеспечения юридически значимого документооборота между организациями в большинстве случаев используются усиленные электронные подписи (квалифицированные или неквалифицированные). Усиленная ЭП состоит из двух ключей – открытого (необходим для проверки достоверности электронной подписи договора) и закрытого, известного исключительно владельцу ЭП (предназначен для формирования электронной подписи документа).
Преимущества квалифицированной ЭП
Использование квалифицированной электронной подписи даёт ряд преимуществ:
- юридическую силу любого электронного документа или отчёта (минимизация правовых рисков);
- контроль достоверности документа;
- контроль целостности документа;
- контроль авторства документа;
- контроль времени подписания документа;
- минимизация материальных и временных расходов на формирование, обмен и хранение документов;
- унификация обмена электронными документами.
Следует отметить, что подписанные ЭП документы имеют юридическую силу даже после истечения срока действия самого сертификата.
ЭП: как и где получить?
Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо обратиться в аккредитованный центр. Оказать подобные услуги может компания "ИРС". Наши специалисты помогут клиентам заполнить заявку и собрать документы для электронной подписи.
Юридическим лицам следует предоставить в "ИРС":
- Выписку из ЕГРЮЛ, заверенную ИФНС;
- Документы компании (устав, бумаги о гос.регистрации, сведения о налоговом учете, решение о возложении обязанностей на руководителя и создании юр.лица);
- Удостоверяющий личность руководителя документ;
- Анкету-заявку юр.лица на получение ЭП и карты партнера.
Для физических лиц закон об электронной цифровой подписи (электронной подписи) также предусматривает подачу выписки из ЕГРЮЛ, заверенной ИФНС, а также:
- Свидетельство о регистрации;
- Уведомление о постановке на налоговый учет;
- Удостоверение личности;
- Анкета-заявка и карта партнера.
Применение электронной подписи
Электронная подпись документа, подтверждающая авторство и обеспечивающая его защиту, применяется в различных сферах, например:
- Для ведения электронного документооборота (как внутреннего, так и между организациями);
- Для сдачи электронной отчетности организации;
- Для получения госуслуг (с помощью ЭП граждане РФ могут заверять поданные в электронном виде документы, заявления и письма);
- Для участия в различных электронных торгах;
- Для арбитражных судов (полученные по факсу или электронной связи, подписанные электронные документы относятся к письменным доказательствам);
- Для документооборота с физическими лицами (электронные акты приема/сдачи и т.д.).
Как подписывать документы электронной подписью?
Работа с электронной подписью может осуществляться через приложения Microsoft Office (чаще всего это Word, Excel). При этом для адекватного использования электронной подписи не требуется никаких особых знаний или навыков. Достаточно выбрать в меню "Сервис/Параметры" и перейти во вкладку "Безопасность". После нажатия кнопки "Цифровые подписи" пользователю следует нажать "Добавить" и в появившемся окне выбрать нужный сертификат электронной подписи.
Личная ЭП устанавливается в конце электронного документа по завершении его редактирования. После чего на основании секретного ключа и содержимого файла путем криптографических преобразований формируется число, являющееся уникальной цифровой подписью для этого документа. Это число добавляется в конец данного файла (договора, письма, акта) или записывается в отдельный файл. В такую ЭП обычно вносятся имя файла с открытым ключом, сведения об авторе документа, дате подписи.
Проверка электронной подписи
Проверить цифровую подпись можно через обратные криптографические изменения при помощи открытого ключа с использованием специализированного программного обеспечения.
Если после создания цифровой подписи, пользователь отредактирует документ, проверка электронной подписи покажет, что ЭП недействительна. Чтобы избежать этого, следует удалить ЭП перед редактированием файла, а после внесения корректировок подписать документ снова.
Проверка корректности электронной подписи осуществляется специальным программным обеспечением при наличии сертификата открытого ключа электронной подписи и наличии канала связи до удостоверяющего центра, выдавшего сертификат. Это касается даже внутреннего документооборота предприятия (в таких случаях, можно обратиться во внешний удостоверяющий центр).
Для получения ЭП, а также в дальнейшем с вопросами по ее использованию, вы можете обращаться к специалистам нашей компании.